Ｑ2. 外国の官公庁や会社から、公証人の認証のある会社の登記事項証明書や個人の戸籍事項証明書の提出を求められたときは、どうすればよいですか？
会社の登記事項証明書や個人の戸籍事項証明書は、公的機関が作成した公文書ですから、公証人は認証することができません。公文書はそれを発行した公的機関自身が認証しているからです。日本の官公署、自治体等が発行する公文書に対する公印確認やアポスティーユ認証は、外務省で受け付けております。
なお、公文書であっても、嘱託人が作成した「宣言書(Declaration)」を添付することで、公証人が認証することが可能です。例えば、嘱託人が登記事項証明書や戸籍事項証明書等を外国語に翻訳し、その翻訳した人が「自分は日本語と当該外国語に堪能であり、添付の公文書の記載内容を誠実に翻訳した。」旨を記載した「宣言書(D eclaration)」を作成して署名し、この文書に外国語訳文と登記事項証明書等とを添付した上、その宣言書に対して公証人の認証をしてもらえばいいのです。
この宣言書自体は、公文書ではなく、私人が作成した私文書、すなわち私署証書なので、公証人が認証することができるのです。